Gentile Cliente/Fornitore,
PRIMA s.r.l. (nel seguito, "la Società" o “il Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento desidera informarVi, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali (nel seguito, "GDPR") di quanto segue.
Il Titolare tratterà i dati da Voi trasmessi in relazione al Vostro personale addetto all’esecuzione e gestione dei contratti con la Società, tra cui:
In caso di fornitori persone fisiche, oltre ai dati sopra elencati, potranno essere trattati anche i dati relativi a fatturazione e pagamenti (inclusi la P.Iva e il Codice Fiscale), dati bancari, iscrizione ad albi o registri, dati di carattere economico-finanziario (ad esempio il bilancio).
Il trattamento dei dati degli Interessati è effettuato dalla Società nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all'eventuale selezione, instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale (ivi incluso la gestione del rapporto pre-contrattuale). In particolare, i dati saranno trattati per l’assolvimento di obblighi di legge (es., obblighi fiscali e contabili, obblighi derivanti dalla disciplina dei contratti di appalto e di igiene e sicurezza sul lavoro); per l'apertura dell'anagrafica fornitori; la gestione amministrativa dei contratti, ivi inclusa la gestione dei pagamenti e delle fatture; obblighi finalizzati alla fornitura di beni di servizi, nonché la gestione dell’eventuale contenzioso, l’esecuzione di controlli interni (sicurezza, produttività, qualità dei servizi, integrità patrimoniali), la certificazione. I dati degli Interessati potranno inoltre essere trattati per attività periodiche di valutazione della sussistenza dei requisiti etici e giuridici stabiliti dalla Società nel proprio Codice Etico e nell’ambito di audit, anche presso la Vostra sede, di qualità, processo, prodotto o sostenibilità.
Per le finalità sopra indicate, la base giuridica del trattamento dati è da ravvisarsi nell’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR) e/o nell’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o nell’esecuzione di misure pre-contrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR).
Il conferimento dei dati degli Interessati è necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare alcuna relazione commerciale, eseguire correttamente obbligazioni precontrattuali e contrattuali o, ove già instaurata una relazione contrattuale, adempiere agli obblighi e impegni che ne derivano.
I dati personali sono oggetto di trattamento informatico e cartaceo nei modi e nei limiti necessari per perseguire le finalità di cui al punto 2). I dati personali saranno trattati internamente da soggetti autorizzati, sotto l’autorità del Titolare e istruiti sui principi normativi e sulle procedure di sicurezza logiche e tecnologiche (art. 32, par. 4, GDPR). Tutte le operazioni di trattamento dei dati sono attuate in modo da garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati personali.
I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate. In particolare i dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche dopo la cessazione dello stesso in ottemperanza agli obblighi civilistici e fiscali (ad esempio obbligo civilistico di conservare le fatture e la documentazione aziendale per almeno 10 anni). I dati acquisiti durante il processo di selezione dei fornitori, qualora non sorgesse un rapporto contrattuale successivo con la Società, saranno conservati per un periodo pari a 5 anni dall’acquisizione degli stessi.
Fermo restando le comunicazioni eseguite in adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, i dati potranno essere comunicati a istituti di credito, enti e amministrazioni pubbliche ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all'adempimento di obblighi legali, o per l'espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. Tali soggetti operano in qualità di autonomi titolari del trattamento dati.
I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali a ulteriori fornitori della Società, ad esempio qualora debbano collaborare con tali soggetti ai fini dell’esecuzione di obblighi contrattuali. La Società si avvale anche di soggetti terzi per la prestazione di alcuni servizi che comportano il trattamento dei dati personali tra cui, ad esempio, consulenti fiscali o legali, fornitori dei servizi di archiviazione sostitutiva, società o liberi professionisti nel settore della consulenza aziendale o dei servizi di audit di qualità, processo e prodotto. Tali soggetti operano in qualità di responsabili del trattamento (art. 28, GDPR), sulla base di istruzioni specifiche e adeguate in termini di modalità di trattamento e misure di sicurezza indicate in apposita documentazione contrattuale. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati personali in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta presso il Titolare ai contatti indicati al punto 8) della presente informativa.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione.
I dati personali saranno trattati dal Titolare all’interno del territorio dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE, ad esempio nel caso di utilizzo di servizi Cloud. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
Gli Interessati potranno esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-22), ivi inclusi:
Per esercitare tali diritti o per richiesta di ulteriori informazioni relative alla presente informativa l’Interessato può rivolgersi al Titolare del trattamento dati personali inviando un’e-mail a info@primameccanica.it
Ai sensi dell’art. 77 del GDPR, inoltre, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità (www.garanteprivacy.it).
Il Titolare del trattamento dei dati è PRIMA s.r.l., con sede legale in Via Manta, 6 - 12033 Moretta (CN), nella persona del suo Legale Rappresentante. Codice Fiscale e Partita Iva: 02190470043. Telefono: (+39) 0172 94205, e-mail: info@primameccanica.it
Il Titolare del trattamento dati personali invita i suoi Clienti e Fornitori a rendere edotti gli Interessati (es. amministratori, dipendenti e collaboratori dei cui dati la Società venga in possesso ai fini dell'esecuzione del contratto) circa il contenuto della presente Informativa.
Il Titolare del Trattamento Dati Personali
